در توسینسو تدریس کنید

و

با دانش خود درآمد کسب کنید

طراحی و دلخواه سازی Workflow ها در شیرپوینت 2010 - قسمت اول

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

در حال حاضر سرویس مایکروسافت شیرپوینت جزئی جدایی ناپذیر در سازمان ها و شرکت ها برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همچنین همکاری مشترک بر روی مستندات اداری می باشد . خوب قطعا شما می خواهید با استفاده از راهکارهای مبتنی بر مایکروسافت شیرپوینت بازدهی و سودمندی که در سازمان وجود دارد را بهبود ببخشید ، اما مانند من بلد نیستید به خوبی کد نویسی کنید و در زمینه برنامه نویسی نیز چندان سابقه ای ندارید ، خوب چاره چیست ؟ از کجا باید شروع کرد ؟

با استفاده از نرم افزار مایکروسافت SharePoint Designer 2010 شما می توانید فرآیند های سازمانی خود را بدون اینکه نیازی به کد نویسی داشته باشید ، از ساده ترین فرآیند تا پیچیده ترین فرآیند در قالب ساختار گردش کاری یا Workflow طراحی کنید . Workflow ها هم به فرآیندهای سیستم و هم به فرآیند های انسانی منطق را اضافه می کنند . Workflow هایی که برای فرآیند های سیستمی ایجاد می شوند می توانند در صورت تغییر کردن یک منبع داده یا Data Source منبع داده دیگری را که برای آنها تعیین شده است را بروزرسانی کنند . Workflow هایی که برای فرآیند های انسانی بکار می روند ممکن است یک مستند مربوط به یک گزارش هزینه را برای تایید به یک کارمند مسئول بفرستند . در صورت تایید این هزینه یا مستند ، برای انجام فرآیند های حسابداری به قسمت حسابداری سازمان ارسال شود .

آموزش Workflow در شیرپوینت

تمامی این موارد با استفاده از ویرایشگر Workflow ای که در داخل SharePoint Designer 2010 تعبیه شده است و قادر به پشتیبانی منطق های کاری تو در تو ، ساختار کاری قدم به قدم و بسیاری دیگر از این امکانات است ، قابل پیاده سازی است . برای مثال اگر Workflow شما به یک کتابخانه مستندات یا Document Library وصل شده باشد ، یا اینکه به یک نوع محتوای مستند مشخص یا Document Content Type فیلتر شده باشد ، مجموعه ای اقدام ها یا Action ها به شکل Document Set نمایش داده می شود. Document Set ها یک قابلیت جدید در SharePoint Server 2010 هستند که به شما این امکان را می دهد که مجموعه ای از مستندات را در قالب یک واحد مشاهده کند ، بنابراین در صورتینکه به این Document Set یک Workflow متصل شود ، اقدامی که توسط Workflow انجام می شود به تمامی مستنداتی که درون این Document Set وجود دارند اعمال خواهد شد.

سایر Action هایی که جدیدا به ساختار Workflow ها اضافه شده است شامل Action هایی است که اساس کاری سه مرحله ای ساختارهای گردش کار در SharePoint Server را تشکیل می دهند ، یعنی Workflow های معروف تایید یا Approval ، جمع آوری بازخورد یا Collect Feedback و دریافت امضاء یا Collect Signatures ، همچنین Action های سودمند دیگری نیز مانند دستکاری رشته ها و تاریخ ، پیدا کردن مدیر یا شخص مسئول کاربر با استفاده از SharePoint User Profile Store و همچنین امکان اعمال سطوح دسترسی یا permission بر روی آیتم های لیست با استفاده از Workflow ها از موارد دیگری است که به امکانات Workflow ها اضافه شده است . یکی دیگر از امکانات بسیار خوبی که در SharePoint سرور 2010 اضافه شده است این است که شما می توانید flowchart خود را در قالب نرم افزار Microsoft Visio 2010 ایجاد کنید و سپس آن را در داخل SharePoint Designer 2010 وارد کنید.

آموزش Workflow در شیرپوینت

در این مقاله ما مبانی و مفاهیم اولیه و پایه Workflow ها را به شما معرفی می کنیم . زمانیکه شما بتوانید به درستی پایه و اساس و انواع ساختارهای گردش کاری و ایجاد بلوک های گردش کار را ایجاد کنید و درک درستی از مفاهیمی مثل Action یا اقدام ، Condition یا شرط و همچنین Step یا گام داشته باشید ، براحتی و به سرعت می توانید یک Workflow ایجاد کنید که فرآیند های کاری را بصورت خودکار انجام دهد و باعث بهبود بازدهی و سودمندی فعالیت سازمان شود. اما قبل از اینکه به ادامه مقاله برویم بهتر است بدانیم هدف از ارائه این مقاله چیست و شما در این مقاله با چه مسائلی آشنا خواهید شد ، در این مقاله شما با موارد زیر آشنایی پیدا خواهید کرد :

  1. یک Workflow یا گردشکار چیست ؟
  2. چه نوع Workflow ای بایستی طراحی کنیم ؟
  3. دلخواه سازی Workflow ها در SharePoint Server 2010
  4. منظور از رویدادها یا Events ، Action یا اقدام ، Condition یا شرط و Step یا گام چیست ؟
  5. منظور از فرم های گردشکار یا Workflow Forms چیست ؟
  6. Workflow ها در کجا ذخیره می شوند ؟
  7. از کجا می توانیم وضعیت یک Workflow را بررسی کنیم ؟

یک Workflow یا گردشکار چیست ؟


Workflow ها یا گردشکار ها در واقع راه و روشی است که سازمان ها به وسیله آن فعالیت می کنند . مجموعه ای از اقدام ها که به یک فرآیند کاری مرتبط می شوند ، برای مثال فرآیندی که برای خرید یک محصول در یک سازمان انجام می شود یک Workflow می باشد. SharePoint 2010 به شما کمک می کند که تمامی این فرآیند ها یا با استفاده از ساختار Workflow موجود در آن بصورت خودکار انجام دهید و به این وسیله بازدهی و سوددهی کار خود را در سازمان بالا ببرید . دلیل اینکه با استفاده از این روش کارایی و بازدهی بالا می رود این است که با استفاده از گردشکارهای خودکار ، فرآیندها بصورت خودکار انجام می شود و سازمان به جای اینکه زمان خود را صرف مدیریت فرآیند کند ، صرف انجام کار خواهد کرد.

Workflow ها می توانند بیشتر جوانبی که در سایت های SharePoint 2010 وجود دارد مانند لیست ها ، کتابخانه ها ، content type ها یا آیتم های یک لیست حتی چرخه حیات یا Life Cycle مربوط به آیتم از یک لیست را کنترل کنند . یک Workflow می تواند شامل اقدام ها یا Action هایی باشد که توسط افراد یا شرکت کنندگان در workflow تعریف شده اند انجام شود و یا اینکه شامل اقدام هایی باشد که خود Workflow به خودی خود انجام می دهد . شرکت کنندگان در یک Workflow می توانند با استفاده از لیست وظایف تعریف شده برای آنها که Workflow می تواند برای هر شخصی در قسمت Task List یا لیست وظایف تعریف می کند از وظایفی که برای آنها تعیین شده است آگاه شوند ، یک Workflow می تواند تا زمانیکه وظیفه ارجاع داده شده به مرحله کامل شده یا Completed نرسیده است ، کار workflow را در حالت توقف در بیاورد.

Workflow ها می توانند با توجه به سادگی یا پیچیدگی که در فرآیند های سازمان شما وجود دارند طراحی شوند . شما می توانید تعیین کنید که یک Workflow زمانی که یک کاربر درخواست داد شروع به کار کند و یا اینکه بصورت خودکار زمانیکه یکی از آیتم های یک لیست تغییر کرد و یا ایجاد شد شروع به کار کند . معمولا زمانیکه شما از SharePoint Designer 2010 برای طراحی Workflow های خود استفاده می کنید از این مراحل ساده و پایه تبعیت می کنید :

  • نوع Workflow ای که می خواهید ایجاد کنید را مشخص کنید ( List ، reusable یا site )
  • با استفاده از ویرایشگر گردشکار یا workflow editor شرط ها و اقدام هایی که بایستی در گام های یک workflow انجام شوند را ایجاد کنید ، اینکار بایستی به گونه ای انجام شود که نمایانگر فرآیند کاری باشد که شما در حال خودکار سازی آن هستید.
  • Workflow ایجاد شده را ذخیره و منتشر کنید.
  • در صورت نیاز می توانید فرم گردشکار یا workflow form ای که بصورت خودکار ایجاد شده است را به صورت دلخواه در بیاورید.

شما می توانید به workflow به عنوان یک فلوچارت که دارای نقطه شروع و پایان و همچنین دارای گام های پشت سر هم از نقطه شروع تا نقطه پایان می باشد نگاه کنید . توجه کنید که workflow ها می توانند دارای مراحل موازی کاری نیز باشند اما همیشه فرآیند کاری آنها به گونه ای است که از نقطه شروع ، آغاز شده و در نهایت به نقطه پایان می رسند. برای مثال ، فرض کنید که شما بایستی چارتی تهیه کنید که مراحل مسیریابی یک مستند اداری برای دریافت تاییدیه در SharePoint 2010 را می خواهد شبیه سازی کند . زمانیکه workflow شروع می شود ، ابتدا شخصی که قرار است از وجود مستند باخبر شود یا به اصطلاح مرورکننده مستد را توسط ارسال یک ایمیل با خبر می کند . مرورکننده مستند بعد از اینکه مستند مورد نظر را مطالعه کرد وضعیت مستند را به گونه ای تغییر خواهد داد که نمایانگر اتمام یا کامل شدن وظیفه آن شخص می باشد ، البته ممکن است که در اینجا مرورکننده مستند آنرا در حالت عدم پذیرش یا رد کردن قرار دهد . با توجه به عکس العملی که مرورکننده مستند انجام می دهد ، فرآیند workflow یک مرحله بصورت موازی پایین می رود ، اگر مرورکننده مستند ، مستند را تایید کرده باشد ، workflow مستند مورد نظر را به یک کتابخانه مستند مخصوص و تعیین شده منتقل می کند و در همین حین برای کلیه افرادی که با این مستند در ارتباط هستند یک ایمیل برای اطلاع رسانی در خصوص وضعیت مستند که تایید شده است ارسال خواهد شد. در صورتیکه شخص مرورکننده مستند را رد کند یا reject کند ، workflow به ایجاد کننده یا نویسنده در این خصوص اطلاع رسانی می کند. در این حالت workflow به نقطه پایان رسیده و فرآیند به درستی تکمیل خواهد شد.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت 2010

دیاگرام 1 : نمونه ای از workflow برای دریافت تاییدیه


چه نوع Workflow ای بایستی طراحی کنیم ؟


در SharePoint 2010 سه نوع workflow وجود دارد که ترتیب :

  • گردشکار لیست یا List Workflow
  • گردشکار لیست قابل استفاده مجدد یا Reusable List Workflow
  • گردشکار سایت یا Site Workflow

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت 2010


گردشکارهای لیست یا List Workflows


گردشکارهای لیست از شیرپوینت 2007 تا کنون مورد استفاده قرار می گیرند . به دلیل اینکه این نوع از workflow ها محتوای لیست هایی که برای آن ایجاد شده اند را دارا می باشند ، کلیه گردشکارهای لیست به صورت خودکار به محتویات و مقادیر فیلد های دلخواهی که درون لیستی که بر روی آن اجرا می شود دسترسی کامل دارند ، برای مثال یک فیلد دلخواه به نام یادداشت ها در یک کتابخانه مستندات موجود در لیست را می توانند مورد استفاده و تغییر قرار دهند . گردشکارهای لیست را نمی توان برای سایر لیست های موجود بر روی این سایت یا سایت های دیگر مورد استفاده قرار داد ، برای انجام اینکار بایستی بصورت دستی برای تمامی لیست های دیگر اینکار را تک تک انجام داده و گردشکار را مجددا ایجاد کنیم . اگر شما می دانید که صرفا نیاز به ایجاد گردشکار برای یک لیست خاص هستید ، گردشکارهای لیست این قابلیت را دارند که می توان آنها را برای فیلد های خاص از لیست بکار برد و استفاده کرد.


گردشکار لیست قابل استفاده مجدد یا Reusable List Workflow


شما می توانید از گردشکارهای لیست با قابلیت استفاده مجدد یا Reusable List Workflow ها در بالاترین سطح سایت ها در Site Collection استفاده کنید ، اینگونه Workflow ها را می توان بصورت سراسری مجددا در جای دیگر استفاده کرد . این بدین معناست که Workflow ساخته شده به این روش قابل استفاده بر روی هر لیست ، کتابخانه یا content type در Site Collection می باشد. شما همچنین می توانید یک reusable workflow را در یک sub-site یا سایت زیرمجموعه ایجاد کنید ، اما توجه کنید که workflow ساخته شده به این روش صرفا در همان زیرسایت قابل استفاده می باشد.

یکی از مزایای بسیار خوب این نوع از workflow ها این است که شما می توانید اینگونه Workflow ها را از یک سایت export کرده و در یک سایت دیگر آپلود و فعال یا activate کنید . برای مثال ، شما می توانید یک reusable workflow را در یک محیط تست ایجاد کنید و سپس آن را مورد آزمایش قرار دهید و در نهایت برای استفاده در محیط عملیاتی آن را در export کرده و در سایت اصلی خود آپلود و activate کنید. جالب اینجاست که SharePoint Designer 2010 به شما قابلیت export کردن workflow ها به عنوان یک قالب یا template را می دهد . Workflow های reusable بصورت پیشفرض هیچ درکی از محتویات لیست یا کتابخانه ای که به آن متصل می شوند ندارند ، بنابراین بصورت پیشفرض آنها صرفا ستون های مشترکی که بین لیست ها و کتابخانه ها مانند Created و Created By وجود دارند را پشتیبانی می کنند.

اگر reusable workflow شما نیازمند نمایش یک ستون در یک لیست یا کتابخانه خاصی است که بایستی در آن نمایش داده شود ، شما می توانید ستون های مربوطه را به عنوان ستون های هم پیوند یا associate column به workflow اضافه کنید . ستون های هم پیوند یا association columns بصورت خودکار زمانیکه شما یک reusable workflow را به یک لیست یا کتابخانه متصل می کنید ، اضافه می شوند. زمانیکه شما یک reusable workflow ایجاد می کنید شما می توانید متناوبا workflow خود را یه یک content type یا نوع محتوای خاص فیلتر کنید . این قابلیت به شما این امکان را می دهد که در هنگام استفاده از SharePoint Designer 2010 بتوانید فیلد های مرتبط با آن Content Type را مشاهده و از آنها استفاده کنید . بریا مثال زمانیکه یک reusable list workflow به یک Document content type متصل می شود ، شما می توانید مقادیر فیلد های موجود در آن content type را مشاهده و از آنها در workflow خود استفاده کنید ، مثال می توانید از فیلد Document ID موجود در content type در طراحی workflow خود استفاده کنید . سپس شما می توانید در مرورگر خود آن workflow را به یک content type خاص و یا هر نوع content type ای که از content type اصلی برداشت شده است مرتبط کنید . اگر شما workflow خود را به یک site content type پیوند دهید ، شما می توانید آن workflow را برای تمامی آیتم های موجود در هر لیست یا کتابخانه ای که در داخل آن سایت قرار دارد پیوند دهید .شما همچنین می توانید در صورت تعریف کردن این workflow به عنوان Globally Reusable Workflow آن را برای تمامی سایت های مجموعه قابل دسترس کنید. اگر شما می خواهید که کاربران شما بتوانند از workflow هایی که شما ایجاد کرده اید در چندین سایت ، لیست ، کتابخانه یا content type استفاده کنند ، بهترین گزینه برای شما استفاده از reusable workflow ها می باشد. انتظار ما نیز این است که بیشتر workflow هایی که توسط SharePoint Designer 2010 ایجاد می شوند از همین نوع باشند.


گردشکارهای سایت یا Site Workflows


گردشکارهای سایت یا Site Workflows همانطور که از نامشان پیداست صرفا به یک سایت پیوند می خورند . بنابراین این نوع گردشکار نه به لیست ، نه به کتابخانه و نه به content type ها پیوند نمی خورد. به دلیل اینکه نمی توان با استفاده از این نوع گردشکار به آیتم های لیست دسترسی پیدا کرد بر روی آیتم های خاص لیست ها نیز قابل استفاده نیستند ، به همین دلیل بسیاری از اقدام ها یا Action هایی که در خصوص آیتم ها مورد استفاده قرار میگیرند در اینجا قابل استفاده نیستند . شما با رفتن به منوی Site Actions و کلیک بر روی قسمت View و All Site Content و در نهایت انتخاب گزینه Site Workflows می توانید وضعیت Workflow های سایت حاضر را مشاهده کنید. اگر می خواهید یک workflow ایجاد کنید که نیازی به لیست ، کتابخانه یا content type برای استفاده شدن ندارد ، بهترین گزینه که می تواند نیازهای شما را برطرف کند Site Workflow است . برای مثال شما می توانید یک Site Workflow درست کنید که بازخورد افراد از وب سایتی که در آن هستید را به شما اطلاع رساتی کند .


دلخواه سازی Workflow ها در SharePoint Server 2010


توجه کنید که همیشه قرار نیست شما از ابتدا یک workflow را برای برطرف کردن نیازهای فرآیندهای سازمانی خود طراحی کنید . تمامی چهار workflow ای که در SharePoint 2007 به نامهای تاییدیه یا Approval ،جمع آوری بازخورد یا Collect Feedback ، جمع آوری امضاء یا Collect Signature و همچنین workflow انتشار تاییدیه یا Publishing Approval Workflow بصورت کامل در SharePoint 2010 در قالب Reusable Workflow وجود دارند و این بدین معناست که شما می توانید آنها را توسط نرم افزار SharePoint Designer بصورت کامل طراحی و تغییر دهید و در ساختار سازمانی خود بکار ببرید . شما می توانید براحتی این Workflow ها را کپی کرده و تغییر دهید و با توجه به نیاز سازمانی خود به شکل مناسبی در بیاورید ، کپی کردن و اعمال تغییرات عملیات پیشنهادی خود مایکروسافت است که با این روش Workflow اصلی دچار مشکل نخواهد شد.

نکته : در شیرپوینت 2010 تعداد بیشتر workflow وجود دارند ، برای مثال Three State Workflow یا گردشکار سه مرحله ای یکی از آنها است ، اما توجه کنید که این نوع از Workflow ها را نمی توان دستکاری و مورد تغییر قرار داد و بصرفا صورت ثابت مورد استفاده قرار می گیرند .

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت 2010

اینگونه از Workflow ها را در اصطلاح event-driven یا برگرفته شده از یک رویداد می نامند و تمامی رویدادهای مهم در workflow در درون خود ویرایشگر workflow نمایان می شود ، این موارد هم برای هر وظیفه یا task در فرآیند و هم برای کلیه فرآیندها بصورت یکسان وجود دارد .برای مثال شما می توانید براحتی با اضافه کردن یک شرط یا condition و همچنین یک action یا اقدام برای workflow تعیین کنید که در صورت محول شدن یا assign شدن یک وظیفه ، منقضی شدن یا expire شدن یک وظیفه و یا کامل شدن یک وظیفه چه اتفاقی روی بدهد.


منظور از رویدادها یا Events ، Action یا اقدام ، Condition یا شرط و Step یا گام چیست ؟


اینها بلوک های ساختمان یک workflow هستند. یک Workflow از یک یا چندین گام یا step تشکیل شده است و هر کدام از این گام ها شامل اقدام ها یا Action هایی است که به وسیله شرط ها یا condition ها انجام می شوند . هر workflow با استفاده از یک رویداد یا event شروع بکار می کند .

رویدادها یا Events چه هستند ؟ یک رویداد عاملی است که باعث شروع به کار یک workflow می شود ، همچنین رویدادها می توانند برای مدیریت زمانبندی اقدام ها یا action های یک Workflow نیز مورد استفاده قرار بگیرند ، برای مثال انتظار کشیدن برای اینکه وضعیت یا status یک آیتم در لیست عوض شود تا یک فعالیت یا اقدام انجام شود خود مدیریت زمانبندی اقدام ها در workflow محسوب می شود . بطور کلی سه نوع رویداد وجود دارد که باعث شروع به کار یک workflow می شود :

  • ایجاد شدن یک آیتم
  • تغییر کردن یک آیتم
  • یک شخص workflow را بصورت دستی با کلیک کردن بر روی دکمه start در سایت شروع می کند.

نکته : گردشکارهای سایت یا site workflow صرفا بصورت دستی شروع به کار می کنند.

شما می توانید Workflow ای ایجاد کنید که یک نفر بصورت دستی آن را اجرا کنید و یا اینکه به محض ایجاد یا تغییر کردن یک آیتم در لیست بصورت خودکار اجرا شود .برای مثال فرض کنید شما می خواهید یک Workflow دلخواه به نام دریافت تاییدیه درخواست تغییر یا change request approval را به گونه ای طراحی کنید که صرفا بصورت دستی اجرا شود اما صرفا زمانیکه یک آیتم تغییر می کند نه زمانیکه یک آیتم ایجاد می شود . برای اینکار شما در صفحه تنظیمات Workflow در قسمت Start Options گزینه Disable automatic start on item creation را انتخاب می کنید.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

برای اینکه یک نفر بتواند بصورت دستی یک Workflow را اجرا کند ، ابتدا بایستی با استفاده از browser خود به لیست یا کتابخانه ای که workflow به آن ضمیمه شده برود . هر کاربری که دارای سطح دسترسی contribute در سایت باشد می تواند workflow ای را که برای اجرا بصورت دستی طراحی شده است را اجرا کند. برای اجرای Workflow مورد نظر ابتدا کاربر دارای سطح دسترسی مجاز بر روی آیتم مورد نظر کلیک کرده و سپس از منو Workflows را انتخاب می کند ، با اینکار کلیه workflow هایی که برای این آیتم قابل استفاده هستند به نمایش در می آید. کاربر در صورت نیاز یک فرم شروع به کار یا initiation form را پر می کند و سپس با کلیک کردن بر روی گزینه start بر روی فرم workflow مورد نظر را اجرا می کند. توجه کنید که با شروع شدن یک workflow یک نسخه از این Workflow برای آن آیتم خاص ایجاد خواهد شد که در اصطلاح می گوییم با شروع شدن یک Workflow یک instance جدید از آن Workflow برای آیتم مورد نظر ایجاد می شود.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

نکته : دستور workflow صرفا زمانی در دسترس خواهد بود که شما حداقل یک Workflow را برای یک لیست یا کتابخانه یا content type انتخاب کرده باشید و این workflow به آیتم مورد نظر ضمیمه شده باشد. برای workflow هایی که بصورت دستی start می شوند ، فرم شروع به کار می تواند به سادگی تصویر اول پایین باشد و یا به پیچیدگی تصویر دوم پایینی باشد.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

تصویر اول : فرم ساده شروع به کار workflow

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

تصویر دوم : فرم پیچیده شروع به کار فعالیت workflow

شما می توانید زمانیکه workflow را طراحی می کنید به فرم شروع به کار خود فیلدهای دلخواه خود را اضافه کنید. کاربرانی که از این Workflow استفاده می کنند می توانند در زمان وارد کردن اطلاعات در فیلدهای این فرم ، اطلاعات کافی برای ارسال به workflow نوشته شده را فراهم کنند. با شروع به کار کردن workflow یک instance جدید از workflow ایجاد شده و شما می توانید در هر مرحله از اجرای workflow به این اطلاعات موجود در فرم دسترسی پیدا کنید . شما همچنین می توانید از فیلد هایی که در درون فرم های شروع به کار وجود دارند در قالب reusable workflow ها استفاده کنید.


منظور از Action ها یا اقدام ها در Workflow چیست ؟


یک Action در واقع پایه ترین قسمت یک کار در workflow است . SharePoint Designer 2010 برای شما مجموعه ای از Action های از قبل طراحی شده برای استفاده در workflow ها ایجاد کرده است برای مثال شما می توانید در workflow خود از Action هایی مثل موارد زیر استفاده کنید :

  • ایجاد ، کپی ، تغییر و یا حذف آیتم های آیتم ها از لیست ( این مورد شامل مستندات نیز می شود )
  • بررسی ورود و خروج آیتم ها
  • ارسال یک پیام توسط ایمیل
  • ایجاد یک وظیفه در قسمت وظایف برای یک شخص خاص در سایت تیمی شما
  • جمع آوری اطلاعات از فردی که بعدا این اطلاعات را می توان در workflow هم استفاده کرد
  • متوقف کردن و یا پایان دادن به یک Workflow
  • لاگ برداری از اطلاعات Workflow در یک لیست تاریخچه یا History List برای استفاده های بعدی
  • قراردادن متغیرهای Workflow و انجام محاسبات

SharePoint Server 2010 در ساختار جدید خود سه Action جدید برای قسمت وظایف اضافه کرده است که به ترتیب : Start Approval Process یا شروع فرآیند تایید ، Start Feedback Process یا شروع فرآیند بازخورد و Start Custom Task Process یا شروع فرآیند وظیفه دلخواه می باشد. سه workflow اصلی که در ساختار SharePoint Server 2010 به نامهای Approval یا تاییدیه ، Collect Feedback یا دریافت بازخورد و همچنین Collect Signature یا دریافت امضاء وجود دارند بر اساس همین Action هایی که عنوان کردیم ساخته شده اند ، در اصطلاح به این سه workflow از پیش ساخته شده سه بزرگ یا Big Three هم گفته می شود. اقدام تاییدیه یا Approval Action شامل تمامی رویدادهای مهمی می شود که در یک فرآیند دریافت تاییدیه وجود دارد ، با اینکار کار شما برای طراحی Workflow هایی که در آن افراد با یکدیگر بایستی تعامل داشته باشند و بر روی مستندات خاصی کار کنند ، بسیار ساده تر خواهد شد.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

یک Workflow می تواند هر مقدار که می خواهد Action داشته باشد . Action هایی که در بالا ذکر کردیم توسط خود Workflow انجام می شوند اما سایر Action ها ممکن است توسط کاربرانی که با Workflow کار می کنند ایجاد شود . برای مثال در یکapproval workflow یا گردشکار تاییدیه ، معمولا مرور کردن مستند و تایید کردن آن توسط کاربری که با Workflow کار می کند انجام می شود . Action هایی که توسط کاربری که با Workflow کار می کند انجام می شود به وسیله نمایش و ارجاع دادن یک وظیفه در لیست وظایف مرتبط با آن Workflow نمایش داده می شود. پنج Action ای که در دیاگرام 1 که مثالی از یک دیاگرام ساده Workflow در ابتدای همین مقاله وجود دارد به شرح زیر می باشد :

  • ابتدا برای مرورکننده یا reviewer یک پیام ایمیل برای اطلاع رسانی ارسال کنید
  • مستند مورد نظر را مرورکنید ( ارجاع یک وظیفه به کسی که مسئول مرور مستند است )
  • مستند مورد نظر را به قسمت کتابخانه مستندات تایید شده یا Approved Document Library منتقل کنید.
  • برای گروه یک پیام ایمیل اطلاع رسانی ارسال کنید.
  • یک پیام ایمیل اطلاع رسانی برای نویسنده مستند ارسال کنید.

در ساده ترین بیان ممکن ، زمانیکه شما یک Workflow را طراحی می کنید شما ترتیب انجام Action ها را شناسایی می کنید و سپس با استفاده از ویرایشگر Workflow یا Workflow Editor این ترتیب انجام Action ها را سرهم بندی می کنید . برای مثال در دیاگرام 1 که مثالی از Approval Workflow یا گردشکار دریافت تاییدیه است ، اولین Action یا اقدام شما این است که یک پیام ایمیل اطلاع رسانی برای مخاطب خود ارسال کنید.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

بنابراین همانند شکل پایین ، شما در Workflow Editor در اولین قدم یا Step بایستی گزینه Send an Email را انتخاب کنید.

آموزش ایجاد Workflow در شیرپوینت سرور 2010

نویسنده : محمد نصیری

منبع : انجمن حرفه ای های فناوری اطلاعات ایران

هرگونه نشر و کپی برداری بدون ذکر منبع و نام نویسنده دارای اشکال اخلاقی می باشد

#فرم_های_گردشکار_در_شیرپوینت #آموزش_شیرپوینت #گردشکار_سایت_در_شیرپوینت2010 #انواع_گردشکار_در_شیرپوینت_2010 #گردشکار_لیست_در_شیرپوینت #گردشکار_در_شیرپوینت #انواع_Action_در_شیرپوینت_Workflow #تعریف_Workflow__در_شیرپوینت #انواع_Workflow_در_شیرپوینت #ایجاد_گردشکار_در_شیرپوینت_2010
عنوان
1 طراحی و دلخواه سازی Workflow ها در شیرپوینت 2010 - قسمت اول رایگان
2 طراحی و دلخواه سازی Workflow ها در شیرپوینت 2010 - قسمت دوم رایگان
زمان و قیمت کل 0″ 0
12 نظر
parnian

با سلام

آیا با شیرپوینت امکانش هست بشه گیرندگان ایمیل کاربران را محدود کرد؟یعنی هر پروژه فقط به آدرسی خارج از سازمان ، که ما می خواییم قابل ارسال باشه نه آدرس دیگه

به غیر از شیرپوینت ،اصلا چنین کاری به هر روشی امکان پذیر هست ؟

محمد نصیری

لطفا سئوالتون رو در قالب یک تاپیک جدید در سئوالات تالار گفتمان مطرح کنید و جزئیات بیشتری رو هم ارائه بدید با تشکر

ta_na

وقتتون بخیر، می خواستم بدونم می توان بدون استفاده از ایمیل نیز از فرم های گردش کار WorkFlowبخوبی بهره برد ،در صورت امکان ایراد notification برای taskها را چگونه می توانم برطرف کنم؟

محمد نصیری

لطفا سئوالتون رو در تالار گفتمان با ذکر جزئیات مطرح کنید با تشکر

ta_na

من می خواهم برای لیستها و کتابخانه های موجود در سایتم که با استفاده از sharepoint 2013 و SPD2013 ایجاد کرده ام workflow ایجاد کنم ، در حالیکه شیرپوینت نصب شده روی سیستم من outlook و ایمیل را پشتیبانی نمی کند ، می خواهم بدانم این امکان پذیر هست یا نه؟

با تشکر از حسن نظر شما

hamid3pnn

بسم الله الرحمن الرحیم

أَللَّهُمَّ صَلِّ عَلَى مُحَمَّدٍ وآلِ مُحَمَّدٍ وعَجِّلْ فَرَجَهُمْ

سلام خیلی ممنون

انشاءالله سربلند باشید

اوا فرزانه

سلام خیلی مفید بود دوست عزیز من نرم افزار مایکروسافت شیر پوینت 2010 رو نصب کردم ولی متاسفانه نمیدونم باید از کجا شروع کنم یعنی در اجرای نرم افزار موندم ممنون میشم راهنمایی کنید

Persian90

سلام جناب نصیری ممنون از مقاله خوبتان

مشکلی که برای من در رابطه با گردش کارها در شیرپوینت 2013 پیش اومده اینه که :

در یک گردش کار چند نفر روی یک سند کار میکنند و کاربرانی هم تعیین شده که امکان تایید یا رد سند را دارند. مشکل اینجاس که کاربری که task به او اختصاص داده نشده باشه هم امکان تایید و رد سند را دارد.

چگونه میتوان امکان تایید و رد را فقط به فردی که task به او اختصاص داده شده داد؟

محمد نصیری

لطفا در قالب گزینه سئوال بپرسید مطرح کنید ، من مدت هاست با شیرپوینت کار نکردم امیدوارم دوستان دیگه بتونن کمک کنند.

Silent Lips

سلام و خسته نباشید

آیا قصد ندارید یک دوره شیرپوینت حرفه ای ارائه بدید؟

سپاس 😊

محمد نصیری

سلام قصد داریم ولی حالا حالاها نمیرسیم حداقل امسال نمیرسیم با توجه به کار پایه ای که داره انجام میشه

Silent Lips

پیروز باشید مهندس

نظر شما
برای ارسال نظر باید وارد شوید.
از سرتاسر توسینسو
تنظیمات حریم خصوصی
تائید صرفنظر
×

تو می تونی بهترین نتیجه رو تضمینی با بهترین های ایران بدست بیاری ، پس مقایسه کن و بعد خرید کن : فقط توی جشنواره تابستانه می تونی امروز ارزونتر از فردا خرید کنی ....