در توسینسو تدریس کنید

و

با دانش خود درآمد کسب کنید

آموزش ساخت گردشکار (Workflow) در شیرپوینت قسمت 2

منظور از condition یا شرط چیست ؟

زمانیکه شما یک workflow طراحی می کنید ، می توانید با استفاده از Workflow Editor قوانینی که منطق شرطی برای سایت ها ، لیست ها ، آیتم ها و content type ها ایجاد می کنند را بسازید. قانون یا rule در این قسمت به معنی این است که زمانی workflow اقدام مشخص شده در workflow را انجام دهد که شرط موجود در workflow در حالت درست یا true قرار داشته باشد . برای مثال شما می توانید قانونی درست کنید که در آن Workflow صرفا زمانیکه شخص خاصی یک آیتم را در لیست اضافه کرد یک پیام ایمیل به مرورکننده یا reviewer ارسال شود.

توجه کنید که شما می توانید در هر یک از شاخه های Workflow چندین شرط داشته باشید. برای مثال شما می توانید کاری کنید که workflow صرفا زمانیکه آیتم مورد نظر در لیست اولا توسط شخص خاصی و ثانیا با عنوان خاصی در مستند ایجاد شده باشد ، یک ایمیل پیام اطلاع رسانی به مرورکننده ارسال کند.در نهایت شما می توانید چندین اقدام را صرفا با یک شرط اجرا کنید ، برای مثال شما می توانید به گونه ای شرط را تنظیم کنید که در صورتیکه آیتم در مرحله اول توسط شخص خاصی ایجاد شد ، در مرحله دوم برای مرورکننده ایمیل پیام اطلاع رسانی ارسال شود و در مرحله سوم اطلاعات workflow در یک لیست تاریخچه یا History List لاگ برداری شود.

 

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

برای جمع بندی یک Rule یا قانون مجموعه ای از یک یا چندین شرط است که به یک یا چندین اقدام یا action مربوط شده اند ، اگر تمامی مواد شرط ها درست باشد تمامی action یا اقدام ها انجام خواهد شد. در مثال قبلی کاربر مجموعه ای از دو عدد شرط و دو عدد اقدام متناظر را در workflow تعریف کرده بود . بهر حال شما می توانید شما می توانید در Workflow خود چندین شاخه یا branch ایجاد کنید ، مثلا اگر شرط A درست بود یک اقدام انجام شود و اگر شرط B درست بود اقدام دیگری انجام شود .

برای اضافه کردن شاخه به یک گام یا Step بر روی Insert Else-If Branch در کلیک کنید. برای مثال در Approval Workflow یا گردشکار تاییدیه ، اگر مرورکننده مستند یک مستند را تایید کند ، workflow مجموعه ای از اقدام ها را انجام می دهد و در صورتیکه مرورکننده مستند مستند را رد کند و همان workflow عمل دیگری را انجام خواهد داد ، به این نوع شاخه شاخه شرطی یا conditional branch گفته می شود.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

در workflow editor گام ها شامل دو شاخه می شوند که چیزی شبیه آنچه در پایین مشاهده می کنید خواهد شد :

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

شما همچنین می توانید شاخه ای درست کنید که در آن هیچ شرطی نباشد . در این حالت workflow در صورت درست بودن یک یا چند شرط یک اقدام را انجام می دهد و در صورت نادرست بودن شرط یک اقدام دیگر را انجام می دهد . برای مثال گام هایی که در workflow مشاهده می کنید در صورت درست بودن شرط یک پیام برای گروه تایید کننده ها یا Approvers ارسال می کند ، در غیر اینصورت workflow یک پیام برای ایجاد کننده workflow ارسال می کند. با اضافه کردن یک شاخه بدون داشتن شرط ، Workflow در هر حالتی که شرط شاخه اولی نادرست باشد ، شرط شاخه دوم را اجرا خواهد کرد .

  • نکته : برای اینکه یک شاخه بدون شرط داشته باشید ، این شاخه بایستی در آخرین قسمت یا بلوک شرطی ما واقع شده باشد و نه در بلوک یا قسمت شرطی .
آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010
  • نکته : شاخه بندی در یک Workflow نمی تواند از یک گام به گام بعدی ادامه پیدا کند. مجموعه ای از شاخه های Else If به عنوان بلوک شرطی یا conditional block شناخته می شوند ، این مجموعه همیشه بایستی در یک گام از مرحله وجود داشته باشند ، اما شما می توانید گام های بعدی را به عنوان substep یا زیرگام به workflow معرفی کنید .

SharePoint Designer 2010 چندین نوع شرط از پیش آماده شده با قابلیت استفاده مجدد برای استفاده در ساختار Workflow ها ارائه کرده است. برای مثال شما می توانید به workflow بگویید که فلان اقدام یا action را در صورتیکه آیتم مورد نظر یکی از شرط های زیر را داشت انجام دهد :

  • در زمانی خاصی ایجاد یا دستکاری شود
  • توسط شخص خاصی ایجاد یا دستکاری شود
  • فیلد عنوانی دارای کلید واژه های خاص داشته باشد
  • نوع خاصی از فایل باشد و یا اینکه اندازه خاصی داشته باشد ( در زمانی که Workflow ها به یک مستند ضمیمه می شوند)

علاوه بر اینها شما می توانید در SharePoint Designer 2010 برای workflow های خود شرط های دلبخواه و همچنین شرط های پیشرفته با استفاده از محدوده گسترده ای از پارامترهای شرط را ایجاد کنید. با استفاده از شرط های دلخواه شما می توانید یک فیلد از لیست حاضر را با یک مقدار مقایسه کنید. برای مثال شما می توانید یک شرط دلخواه ایجاد کنید که اگر فیلد وضعیت تاییدیه یا Approval Status در حالت تایید شده یا Approved قرار داشت ، اقدام یا Action مرتبط با آن شرط را اجرا کند.

با استفاده از شرط های پیشرفته شما می توانید یک مقدار را با یک مقدار دیگر مقایسه کنید. این به شما امکان می دهد که شما بتوانید مقایسه بین یک فیلد در هر لیستی با مقداری از هر لیست دیگر را براحتی انجام دهید. برای مثال شما می توانید یک شرط پیشرفته برای یم کتابخانه اسناد مشترک یا Shared Document Library ایجاد کنید که در آن اگر مقدار فیلد وضعیت یا Status در لیست وظایف یا Task List برابر با Pending یا یا معلق بود ، اقدام متناظر با شرط را انجام دهد.

  • نکته : یک اقدام یا action نیازی به شرط ندارد. برای مثال در دیاگرام یک از همین مقاله که مثالی از گردشکار تاییدیه یا Approval Workflow بود ، ارسال ایمیل برای مطلع کردن مرورکننده یا Reviewer یک اقدام بدون داشتم شرط است و لزومی به داشتن شرط ندارد ، یک بلوک موازی یا Parallel Block از اقدام ها نیز نیازی به داشتن شرط ندارد.

اقدام های موازی و اقدام های پشت سر هم ( Serial and Parallel actions )

زمانیکه شما بیش از یک اقدام برای یک شرط داشته باشید ، اقدام ها می توانند به گونه ای طراحی شوند که بصورت همزمان یا موازی ( Parallel ) یا بصورت یکی پس از دیگری یا پشت سر هم ( Serial ) انجام شوند ، بصورت پیشفرض :

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

اقدام سریال یا پشت سر هم : برای مثال در workflow ای که مشاهده می کنید ، شما می توانید دو اقدام را زمانیکه مستند شما تایید یا approve شد ایجاد کنید ، در اینجا مستند در قسمت کتابخانه آرشیو مستندات یا Archive Document Library کپی می شود و سپس یک پیام ارسال می شود . در workflow editor با استفاده از گزینه then می توانید اقدام بعدی را که بایستی بعد از اقدام اول انجام شود را مشخص کنید.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

اقدام های موازی یا Parallel Actions : برای مثال در workflow ای که مشاهده می کنید شما می توانید دو اقدام را زمانیکه مستند تایید شد انجام دهید ، در این حالت زمانیکه مستند تایید یا approve شد ضمن اینکه یک پیام ارسال می شود در همان زمان مزتند در کتابخانه آرشیو مستندات کپی خواهد شد . در workflow editor با استفاده از گزینه and می توانید اقدام دوم را که بایستی بصورت موازی انجام شود را مشخص کنید. اینگونه از مراحل انجام اقدام ها بیشتر در قسمت وظایف و اقدام ها استفاده می شود که معمولا عملیات های زمانگیری هستند. برای مثال در خصوص استفاده در وظایف یا task ها ، این می تواند برای کنترل کردن زمانیکه وظیفه ارجاع داده شد مورد استفاده قرار گیرد.

  • نکته : اقدام های موازی یا parallel actions همیشه بصورت کامل همزمان انجام نمی شوند ، تزتیب انجام را نمی توان بصورت دقیق مشخص کرد و ممکن است هر باری که workflow اجرا می شود این ترتیب نیز تغییر کند.
آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010
  • نکات : در یک قانون یا rule ( شرط ها و اقدام ها ) اقدام ها می توانند بصورت سریال و پشت سر هم ، بصورت موازی یا Parallel و یا بصورت ترکیبی از اقدام های موازی و سریال انجام شوند .در یک گام یا step از یک workflow حتما بایستی اقدام های موازی یا سریال وجود داشته باشند.

گام یا Step در workflow چیست ؟

یک Workflow شامل یک یا چندین گام یا Step می باشد. هر گام می تواند شامل تعدادی از اقدام ها و شرط های مرتبط با آنها باشد. شما همچنین می توانید گام ها یا Step ها را در درون هم قرار دهید و گام های تو در تو ایجاد کنید . اینکار می تواند برای مرتب کردن ساختار workflow شما بکار رود. شما می توانید به گام ها در workflow editor به عنوان بلوک ها یا قسمت های عملیاتی نگاه کنید . برای مثال workflow پایین شامل دو گام می باشد که در workflow editor به شکل زیر نمایش داده می شود :

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

گام ها به شما این اجازه را می دهند که بتوانید شرط ها و اقدام های خود را که در قالب قوانین یا Rule ها وجود دارند گروه بندی کنید ، به گونه ای که عملیات این گروه ها بتواند یکی پس از دیگری انجام شود . تنظیمات مربوط به اقدام ها در workflow را به گونه ای انجام دهید که workflow با سطح دسترسی نویسنده workflow اجرا شود .

در SharePoint Designer 2010 شما می توانید با استفاده از گام های جعل هویت یا Impersonation Steps کاری کنید که اقدام هایی که در Workflow انجام می شود با سطح دسترسی نویسنده Workflow به جای سطح دسترسی اجرا کننده workflow اجرا شود . گام های جعل هویت یا Impersonation Steps در سناریوهای مربوط به تاییدیه و انتشار بیشتر کاربرد دارند ، زمانیکه کاربران محتوایی را برای تایید ثبت می کنند و سایر کاربرانی که بایستی این محتویات را تایید کنند سطح دسترسی های متفاوتی دارند.

نویسنده workflow آخرین شخصی است که workflow را منتشر کرده است . زمانیکه یک workflow مجددا توسط کاربری دیگر منتشر می شود ، نویسنده و ایجاد کننده Workflow به دلیل وجود instance های موجود و فعال در Workflow تغییر نخواهد کرد. آن دسته از Workflow هایی که بعد از انتشار مجدد Workflow شروع به کار می کنند از Workflow ای که بروز شده است استفاده می کنند.

  • نکته : گام های جعل هویت یا Impersonation Steps صرفا می توانند به ریشه یک workflow اضافه شوند و نمی توان آنها را به گام های دیگر وارد کرد یا در اصطلاح نمی توان آنها را در گام های دیگر Nest کرد.

در سناریویی که مشاهده می کنید ، شخصی که workflow را اجرا می کند دسترسی لازم برای قرار دادن فایل در کتابخانه آرشیو یا Archive Library را ندارد اما نویسنده Workflow این دسترسی را دارد . زمانیکه که کاربر فاقد دسترسی این Workflow را اجرا می کند ، در صورتیکه شرط مورد نظر در گام جعل هویت یا Impersonation Step درست باشد ، مستند مورد نظر با استفاده از دسترسی نویسنده Workflow در قسمت مورد نظر که کتابخانه آرشیو یا Archive Library است کپی خواهد شد.

گام دوم در اینجا یک Impersonation Step نیست بنابراین با دسترسی اجرا کننده Workflow انجام خواهد شد. بهترین گزینه برای استفاده از Impersonation Step ها در Workflow زمانی است که می خواهیم اقدامی را توسط کاربر عادی انجام دهیم در حالی که به دسترسی نویسنده workflow نیاز داریم ، به همین دلیل بهتر است در موراد خاصی از این قابلیت استفاده کنیم .

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

موارد استفاده از یک گام یا چند گام ؟

برخی از Workflow ها می توانند به گونه ای طراحی شوند که بتوانند در مجموعه مرتبی از اقدام های پشت سر هم در یک گام انجام شوند و برخی دیگر می توانند مجموعه ای از گام ها یا Step ها باشند. برای مثال اقدامی که در این گام مشاهده می کنید می تواند به چندین گام مجزا تقسیم شود و یا می تواند بصورت گام های تو در تو قالب بندی شود .

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

در زیر تصویری از یک workflow که بصورت گام های تو در تو طراحی شده است را می توانید در قالب یک بلوک شرطی مشاهده کنید.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

گام ها روشی هستند که به وسیله آنها شما workflow خود را سازماندهی می کنید. قانون خاصی برای قرار دادن بلوک های شرطی در Workflow ها و همچنین استفاده از گام ها وجود ندارد و استفاده از گام و تعداد آنها کاملا بستگی به سلیقه شخصی و شیوه استفاده نویسنده Workflow از آنها دارد. برای مثال یک Workflow می تواند دارای اقدام های زیاد بدون داشتن هیچگونه شرطی باشد ، در این حالت شما می توانید هر یک از این اقدام ها را در قالب یک گام برای سازماندهی بهتر طراحی کنید و یا می توانید تمامی آنها را در قالب یک گام طراحی کنید. فرآیند پردازش قوانینی که در یک گام وجود دارند ابتدا انجام شده و سپس نتیجه به گام بعدی ارسال می شود ، بنابراین در اینگونه Workflow ها استفاده از یک یا چندین گام کاملا بستگی به سلیقه و نظم نویسنده آن Workflow دارد.

منظور از فرم های گردشکار یا Workflow Forms چیست ؟

برای اینکه بتوانید Workflow خود را پویاتر و انعطاف پذیرتر کنید ، می توانید به workflow خود فرم اضافه کنید . با استفاده از فرم شما می توانید اطلاعات مورد نیاز برای آیتم های workflow را توسط کاربر دریافت کنید و همچنین این قابلیت را به کاربر خود بدهید که بتواند با وظایفی که در workflow برایش ارجاع داده شده است ارتباط برقرار کند و در نهایت فرم ها می توانند به شما کمک کنند که مطمئن باشید که داده های موجود برای گردشکارهای با اقبلیت استفاده مجدد یا reusable workflows بدون توجه به لیست ، کتابخانه یا content type ای که به آن مرتبط شده است در دسترس می باشد. با استفاده از SharePoint Designer 2010 شما می توانید برای workflow های خود سه نوع فرم به شکل های زیر ایجاد کنید :

  • فرم آغاز به کار یا Initiation form : اطلاعات مورد نیاز برای شروع به فعالیت کردن یک workflow را دریافت می کند. این فرم بصورت خودکار زمانیکه شما یک workflow در SharePoint Designer 2010 طراحی می کنید ایجاد می شود. فرم آغاز به کار یا همان Initiation Form زمانی به کاربران نمایش داده می شوند که می خواهند workflow مورد نظر را بر روی یک آیتم از شیرپوینت بصورت دستی start کنند. با استفاده از فرم های آغاز به کار ، کاربران می توانند پارامترها یا حتی اطلاعات بیشتری در خصوص یک آیتم شیرپوینت به workflow اضافه کنند. برای مثال شما می توانید در یک فرم آغاز به کار از کاربر سئوال کنید که چه کسی قرار است این مستند را مرور یا تایید کند و همچنین در چه زمانی این Workflow بایستی تکمیل شود. SharePoint Designer 2010 بصورت خودکار یک فرم آغاز به کار InfoPath یا ASP.NET با توجه به پارامترهای شروع به کاری که در workflow طراحی شده است ، ایجاد می کند. اگر هیچ پارامتری برای start یا stop شدن این Workflow تعریف نشده باشد ، این فرم آغاز به کار صرفا دارای دو دکمه start و cancel خواهد بود.
  • فرم وظیفه دلخواه یا custom task form : به کاربران Workflow اجازه می دهد که بتوانند با وظایفی که در لیست وظایف مشخص شده در workflow وجود دارد ارتباط برقرار کنند. با استفاده از Custom Task Wizard یا ویزارد وظیفه دلخواه ، شما می توانید براحتی فیلد های فرم ها را بصورت دلخواه ایجاد کرده و آنها را به فرم وظیفه دلخواه یا custom task list اضافه کنید. زمانیکه شما طراحی workflow را تمامی کردید ، SharePoint Designer 2010 بصورت خودکار فرم های InfoPath یا ASP.NET مورد نیاز در قسمت custom tasks شما را ایجاد خواهد کرد. سپس زمانیکه workflow اجرا شد و وظایف ایجاد شد ، کاربر می تواند به قسمت لیست وظایف مشخص شده برای Workflow مراجعه کرده و وظیفه مورد نظر را به عنوان completed یا کامل شده علامت گذاری کند و همچنین اطلاعات مورد نیاز و یا دلخواهی که مورد نیاز workflow است را وارد کند.سپس Workflow می تواند به تغییراتی که در workflow ایجاد شده است پاسخگویی کند.
  • فرم پیوست یا Association form : گردشکار با قابلیت استفاده مجدد یا reusable workflow بصورت پیشفرض صرفا فیلد هایی را ارائه می دهد که در تمامی آیتم ها مشترک هستند مانند Created و Modified By که در تمامی آیتم های شیرپوینت مشترک هستند. این به این دلیل است که یک reusable workflow بصورت پیشفرض به یک لیست ، کتابخانه و یا content type مرتبط نشده است. یک فرم پیوست یا Association Form به شما این امکان را می دهد که بتوانید فیلد های خاصی را به reusable workflow ها پیوست کنید و در طراحی های خود نیز از این فیلد ها استفاده کنید.

پس از اینکه SharePoint Designer 2010 بصورت خودکار فرم های مورد نظر را ایجاد کرد ، شما می توانید آنها را با استفاده از رفتن به صفحه Settings مربوط به Workflow در قسمت Forms و کلیک بر روی فرم مورد نظر دلخواه سازی کنید . فرم هایی که برای workflow ها ایجاد می شود یا InfoPath هستند و یا صفحات ASP.NET هستند. این فرم ها در سایت شیرپوینت با تمامی فایل های source خود ذخیره می شوند.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

بالا بردن کارایی SharePoint server 2010 با استفاده از فرمهای InfoPath 2010

اگر سرور شما از نوع SharePoint Server 2010 است ( یعنی اینکه صرفا SharePoint Foundation 2010 نمی باشد ) ، فرم های Workflow ها ، وابستگی ها یا Association ها ، آغاز به کار ها یا Initiation ها و وظیفه ها می تواند در قالب فرم های InfoPath 2010 اجرا شوند. تغییر ظاهر و قالب فرم های InfoPath تقریبا ساده است و شما می توانید قوانین اعتبار سنجی یا Validation Rule نیز به این فرم ها اضافه کنید. برای اینکه یک فرم گردشکار یا Workflow Form را در InfoPath 2010 ویرایش کنید ، صرفا کافیست بر روی آن فرم کلیک کنید تا فرم مورد نظر توسط InfoPath 2010 در درون SharePoint Designer 2010 باز خواهد شد. فرم های InfoPath برای لیست ها ، کتابخانه ها و Workflow ها در دسترس می باشند.

Workflow ها در کجا ذخیره می شوند ؟

Workflow ها در یک کتابخانه مستندات یا document library در سطح سایت به نام Workflows نگه داری می شوند. این کتابخانه مستندات بصورت خودکار توسط SharePoint Designer 2010 ایجاد می شود. بصورت پیشفرض کتابخانه مستندات Workflows توسط مرورگر شما قابل رویت نمی باشد و هیچ List View ای مانند AllItems.aspx یا EditForm.aspx برای آن وجود ندارد. برای اینکه بتوانید محتویات کتابخانه مستندات Workflows را مشاهده کنید در SharePoint Designer 2010 در قسمت Navigation بر روی All Files کلیک کرده و در قسمت اصلی بر روی Workflows کلیک کنید .

  • نکته : شما ممکن است با انتخاب گزینه All Files نتوانید کتابخانه Workflows را مشاهده کنید ، این عمل کاملا به تنظیمات سرور شما بستگی دارد . توجه کنید که روش اصلی دسترسی و طراحی Workflow ها در SharePoint Designer 2010 کلیک کردن بر روی Workflows در قسمت Navigation می باشد .
آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

کتابخانه مستندات Workflows برای هر یک از workflow هایی که توسط SharePoint Designer 2010 ایجاد می شود ، یک پوشه ایجاد می کند که در داخل این پوشه فایل های سورس ضروری Workflow قرار دارند ، برخی از مواردی که در این پوشه مشاهده می شود به شرح زیر است :

  • فایل markup مربوط به workflow که یک فایل با پسوند .xoml است
  • فایل تنظیمات workflow
  • فرم های InfoPath یا ASP.NET مورد نیاز workflow که با پسوند های xsn و aspx مشخص شده اند.

برای ویرایش کردن یک workflow در SharePoint Designer 2010 از قسمت Navigation بر روی Workflows کلیک کنید . در صفحه اصلی بر روی Workflow مورد نظر راست کلیک کرده و بر روی Edit Workflow کلیک کنید.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

همانطور که قبلا هم اشاره شد بهترین روش برای ایجاد reusable workflow ها کپی کردن و اعمال تغییرات بر روی یکی از Workflow های پیشفرض است . برای اینکه بتوانید یک reusable workflow را در SharePoint Designer 2010 کپی و تغییر دهید از قسمت Navigation بر روی Workflows کلیک کنید. در قسمت اصلی ، بر روی reusable workflow مورد نظر راست کلیک کنید و همانند شکل زیر Copy and Modify را کلیک کنید.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

هر دوی این دستورالعمل ها و قوانینی که ذکر شد ، Workflow را در محیط Workflow Editor باز می کنند. شما می توانید برای ویرایش workflow بر روی ریبون کلیک کنید و تنظیمات آن را مدیریت کرده و فرآیند وظایف را نیز برای Workflow تعریف کنید . Workflow editor می تواند اقدامی به نام Log to History List یا لاگ برداری در لیست تاریخچه را انجام دهد. این اقدام یکی از بهترین کارهایی است که شما می توانید توسط آن از از کلیه اقدام هایی که توسط Workflow انجام می شود یک رکورد ذخیره کرده و داشته باشید.

Workflow History در زمانیکه شما می خواهید خطاهای بوجود آمده در Workflow را شناسایی و پیگیری کنید می تواند بسیار کاربردی باشد. زمانیکه شما یک Workflow ایجاد می کنید که از اقدام ها برای لاگ برداشتن در History List استفاده می کند ، SharePoint Designer 2010 بصورت خودکار یک لیست به نام Workflow History ایجاد می کند. این لیست بصورت پیشفرض در آدرس زیر ایجاد می شود :

http://<sitename>/Lists/Workflow%20History

شما می توانید در زمان طراحی workflow های سایت و لیست یک History List متفاوت ایجاد کنید و آن را به Workflow ارتباط دهید . این لیست شامل ستون های اطلاعاتی مثل User ID ، Date ، Event و توضیح خطاها یا Error Description می باشد. همانند کتابخانه مستندات Workflows ، بصورت پیشفرض History List نیز از دیده شدن توسط مرورگرها مخفی شده است اما شما می توانید با استفاده از قسمت Navigation و کلیک بر روی All Files در SharePoint Designer 2010 این موارد را مشاهده کنید.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

ویرایشگر workflow یا همان workflow editor می تواند شش اقدام را با لیست وظایف یا Task List انجام دهد که شامل ارجاع دادن انجام یک آیتم یا Assign To-Do Item ، دریافت اطلاعات از کاربر یا Collect Data from a user و همچنین ارجاع دادن یک فرم به یک گروه یا Assign a form to a Group می باشد. Workflow ها بصورت پیشفرض از لیست وظایف یا Task List استفاده می کنند اما شما می توانید تنظیماتی انجام دهید که آنها از لیست وظایف دلخواه شما یا Custom Task List استفاده کنند.

شما ممکن است از لیست وظایف دلخواه یا Custom Task List ها برای جداسازی Workflow ها از انواع دیگر وظایف یا برای موارد مرتبط با سطوح دسترسی استفاده کنید . شما می توانید از یک لیست وظایف دلخواه در کلیه Workflow های موجود در یک سایت استفاده کنید و یا می توانید برای هر یک از Workflow های خود لیست وظایف دلخواه خود را ایجاد کنید. این کاملا به مسائل فنی مرتبط با نیازمندیهای سازمان به Workflow ها بستگی دارد.

زمانیکه شما یک workflow ایجاد می کنید که از هر یک از سه اقدام بالا را استفاده می کند ، SharePoint Designer 2010 بصورت خودکار یک فرم ، content type مرتبط یا وظیفه یا Task و همچنین لیست وظایف یا Task لیست را در صورت ضرورت ایجاد می کند. بصورت پیشفرض لیست وظایف را می توان توسط مرورگر مشاهده کرد ، بر خلاف کتابخانه مستندات Workflows و History List که نمی توان مشاهده کرد.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

در کجا می توان وضعیت Workflow را بررسی کرد ؟

شما براحتی می توانید با استفاده از مرورگر خود فرآیند پردازشی یک Workflow بر روی آیتم انتخاب شده را مشاهده کنید. در یک لیست یا کتابخانه مستنددات گزینه All Items View بصورت پیشفرض وضعیت فعلی Workflow هایی که بر روی آیتم مورد نظر اجرا شده اند را نمایش می دهد. در مثال ما در قسمت Design Change Request وضعیت Workflow برای Widget 1 DCR در حالت در حال انجام یا In Progress قرار دارد.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010
  • نکات : در صورت وجود چندین Workflow که به یک لیست یا کتابخانه مرتبط شده اند ، قطعا چندین ستون در این قسمت مشاهده خواهید کرد . ستون های مورد نظر می توانند از قسمت All Items View براحتی حذف شوند ، بدون اینکه فعالیت و فرآیند کاری Workflow دچار مشکل شود.درصورت وجود شش یا بیشتر از شش عدد ستون در قسمت View ستون مربوط به وضعیت در این نما ، نمایش داده نخواهد شد.

با کلیک کردن بر روی قسمت Status یا وضعیت Workflow بر روی یک آیتم ، مثلا در صورت کلیک کردن بر روی گزینه In Progress یا Completed ، شما را به صفحه وضعیت Workflow برای Workflow ای که برای آیتم مورد نظر انتخاب کرده اید هدایت خواهد کرد. برای اینکه بتوانید وضعیت Workflow های سایت را مشاهده کنید بر روی منوی Site Actions کلیک کرده و قسمت View All Site Content را انتخاب کرده و در نهایت Site Workflow را کلیک کنید . صفحه وضعیت Workflow یا Workflow Status Page اطلاعات زیر را در اختیار شما قرار می دهد :

  • چه کسی و در چه زمانی Workflow را اجرا کرده است
  • وظایفی که با استفاده از Workflow برای آیتم ایجاد شده است
  • تاریخچه یا History مربوط به Workflow برای آن آیتم ، مثلا زمانی که Workflow شروع به کار کرده است و زمانی که پایان یافته است.

مجسم سازی یا Visualization کردن Workflow ها

در صورتیکه شما موارد زیر را استفاده کرده باشید ، می توانید در قسمت وضعیت Workflow شکل مجسم شده یا مصور آن را مشاهده کنید :

  • گزینه Show Workflow visualization on status page در SharePoint Designer 2010 و در زمانی که Workflow منتشر شده است ،انتخاب شده باشد.
  • کامپیوتری که از آن Workflow مورد نظر منتشر شده است Visio Premium 2010 را بر روی خود نصب شده داشته باشد.
  • Workflow ها بر روی SharePoint Server 2010 اجرا می شوند.
  • سرویس Visio Graphic Services بر روی سرور اجرا شده باشد.

نکته : توجه کنید که بر روی کامپیوتر شما برای مشاهده Visualization از Workflow نیازی نیست که Visio نصب شده باشد.

آموزش ایجاد Workflow در SharePoint Server 2010

با استفاده از قابلیت مجسم سازی Workflow ها ، یک دیاگرام Visio از Workflow انتخاب شده بصورت خودکار ایجاد و در صفحه وضعیت Workflow در قالب یک Visio Web Part نمایش داده می شود. مجسم سازی Workflow به شما یک منظره زنده از مرحله ای که Workflow در آن قرار دارد نمایش می دهد. برای مشاهده صفحه Workflow برای یک آیتم شما می توانید بر روی آیتم مورد نظر از لیست کیک کرده و از منو گزینه Workflows را انتخاب کنید. توجه کنید که دستور Workflow صرفا زمانی در دسترس است که شما حداقل یک Workflow به آیتم موجود در لیست متصل کرده باشید.

زمانیکه یک کاربر یک workflow را بر روی یکی از آیتم ها start می کند ، SharePoint Foundation 2010 یا SharePoint Server 2010 یک ستون جدید به آن لیست یا کتابخانه ای که آیتم مورد نظر در آن قرار دارد اضافه می کند. بصورت پیشفرض ستونی که ایجاد می شود همنام با Workflow ای است که به آن متصل شده است . این ستون فقط خواندی وضعیت workflow را در حالت فعلی به شما نمایش می دهد. این ستون وضعیت بصورت خودکار در اولین باری که یک Workflow اجرا می شود ایجاد خواهد شد. در هر ستون وضعیت workflow به شکل لینک نمایش داده می شود. زمانیکه مثلا بر روی لینک In Progress یا در حال انجام کلیک می شود شما می توانید صفحه وضعیت فعلی workflow را مشاهده کنید .

خلاصه

Workflow ها ابزارهایی بسیار قوی و روشی برای تبدیل کردن منطق نرم افزاری به سایت ها و نرم افزارهای کاربردی SharePoint هستند. تا اینجا که شما توانستید مفاهیم اولیه Workflow ها در شیرپوینت را درک کنید ، شاید بخواهید کار خود را با ایجاد یک Workflow در شیرپوینت شروع کنید. به امید خدا در ادامه مقالات بعدی در خصوص شیوه ایجاد Workflow های کاربردی در SharePoint برای شما توضیحاتتی را ارائه خواهم داد ، امیدوار هستم که مورد توجه شما قرار گرفته باشد .

نویسنده : محمد نصیری

منبع : انجمن حرفه ای های فناوری اطلاعات ایران

هرگونه نشر و کپی برداری بدون ذکر منبع و نام نویسنده دارای اشکال اخلاقی می باشد

عنوان
1 آموزش ساخت گردشکار (Workflow) در شیرپوینت قسمت 1 رایگان
2 آموزش ساخت گردشکار (Workflow) در شیرپوینت قسمت 2 رایگان
زمان و قیمت کل 0″ 0
1 نظر
hamid3pnn

بسم الله الرحمن الرحیم

أَللَّهُمَّ صَلِّ عَلَى مُحَمَّدٍ وآلِ مُحَمَّدٍ وعَجِّلْ فَرَجَهُمْ

سلام خیلی ممنون

انشاءالله سربلند باشید

نظر شما
برای ارسال نظر باید وارد شوید.
از سرتاسر توسینسو
تنظیمات حریم خصوصی
تائید صرفنظر
×

تو می تونی بهترین نتیجه رو تضمینی با بهترین های ایران بدست بیاری ، پس مقایسه کن و بعد خرید کن : فقط توی جشنواره پاییزه می تونی امروز ارزونتر از فردا خرید کنی ....